Studiegids

De filmplan / ontwikkelfase vangt aan in het derde studiejaar. Daarna gaat het verder in het vierde jaar.
De oefening dient gerealiseerd te worden in het daarvoor overeengekomen tijdspad. Als er om dringende redenen moet worden afgeweken van deze planning moet er tijdig een verzoek bij de planningscommissie te worden ingediend.

Deze fase vangt aan in het derde studiejaar.

Begin mei:
rps-week voorbereiding examenfilms

Begin juni:
viewing derdejaars films, wederzijdse voorkeuren crews

Voor de zomer:

• de planningscommissie legt de definitieve voorbereiding-, draai- en postproductieperiode en opleveringsdatum vast in een planning en op het productieformulier.
• bij een productie met VFX wordt rekening gehouden met een langer traject zowel in de preproductie als in de postproductie. Vanaf nu geldt dat alleen nog van deze planning mag worden afgeweken na toestemming van de planningscommissie.

gedurende het proces

• de productiestudenten werken in Moviemagic en verzorgen productieplanning, draaiplanning, callsheets en dagrapporten. De productieplanning wordt voorzien van deadlines voor de verschillende te ontwikkelen en organiseren zaken en is op tijd beschikbaar zodat alle crewleden voldoende tijd hebben om zich voor te bereiden.

• de studieleiders, de productiecoach en docent/supervisor postproductie dienen na bespreking, via het productieformulier, akkoord te gaan met het aan hen voorgelegde plan.

6 weken voor 1^e draaidag: haalbaarheidscheck (door betrokken coaches):
Bespreken van de productionele en financiële haalbaarheid[1] standaard op de dinsdag van 10.00 – 11.00 uur voorafgaand aan het Bacheloroverleg. Voorzitter is de studieleider/coach productie.
Op de vrijdag voorafgaande aan de bespreking leveren de studenten vóór 12.00 uur bij Monique aan: filmplan of scenario, financieel dekkingsplan en ingevulde haalbaarheidschecklist.

Checklist documentaire:
indicatie arena, beoogde camera, ongebruikelijke elementen in de documentaire zoals b.v. studio, production design, vfx.

Het kan zijn dat op basis van dit moment het plan aangepast moet worden omdat het financieel niet haalbaar is. De film moet op dit moment zodanig gefinancierd zijn dat realisatie financieel haalbaar wordt geacht.[2]. M.b.t. de begroting hakt de productiestudent de knoop door bij keuzes om binnen het budget te blijven. Als het team er echt niet uitkomt, neemt de productiecoach de eindbeslissing. Als er VFX in het plan zit, moet ook dat in de begroting opgenomen zijn. De haalbaarheid van dit onderdeel moet geaccordeerd worden door de studieleider IMVFX.

4 weken voor 1e draaidag: groen licht (voor het project als geheel)
Op basis van het filmplan documentaire of filmplan fictie, een financieringsplan (dekkingsplan) en op voordracht van de RPS-coaches wordt door hetBachelor Overlegformeel toestemming gegeven om de productiefase in te gaan. Op dit moment worden definitieve afspraken gemaakt over de lengte, het aantal locaties, de praktische haalbaarheid en de veiligheid van locaties, stunts, wisselingen dag/nacht, interieur/exterieur scenes met auto’s,  begroting, dekkingsplan e.d.

3 weken voor 1e draaidag

• inleveren en rondsturen definitief filmplan documentaire of filmplan fictie.
• indien van toepassing wordt het VFX-plan (animatic/pre-visualisatie, 3D/2D techniek-/stijl-bepaling, setvoorbereiding/supervising) wordt besproken en gecheckt op haalbaarheid met de studieleider IMVFX c.q. de VFX-coach.
• er vinden technische locatiebezoeken plaats.

18 dagen voor 1^e draaidag

• De crew besprekt de plannen met de betrokken coaches: de final check productionele haalbaarheid.
• Voorafgaande aan de stijlbespreking dienen tijdig de decoupage/cameraplannen, sound designplannen, draaiplanning  en andere relevante informatie verspreid te worden onder alle heads en de coaches, zodat tijdens de stijlbespreking ook de haalbaarheid besproken kan worden. (Tijdig = minimaal een werkdag vantevoren)

2 weken voor 1e draaidag: stijlpresentatie
Tijdens deze presentatie zijn in ieder geval alle heads aanwezig en de coaches/studieleiders vanuit de diverse vakklassen. Het de bedoeling dat de studenten vanuit hun eigen vak/departement vertellen hoe ze de film voor zich zien en hoe ze denken dat te gaan realiseren.

Het is belangrijk om het hier vooraf met alle betrokkenen over te hebben zodat ze straks allemaal dezelfde film gaat maken en er geen onnodige discussies op de set ontstaan. Studenten dienen dus hun huiswerk vooraf goed te doen om tijdens de stijlbespreking met een helder verhaal te komen over hun plan van aanpak en de gekozen stijl.

2 weken voor 1^e draaidag
De begroting wordt door de productieleider ter goedkeuring voorgelegd aan de productiecoach zodat tijdig geld aangevraagd kan worden bij de financiële administratie.

10 dagen voor 1^e draaidag

• het cameraplan (shotlist, cameraplanning) wordt door de cinematography- en regiestudent besproken met de studieleider c.q. coach cinematography
• de draaiplanning wordt door de cinematography- en regiestudent besproken met de productie- en regiecoach.
• het lichtplan wordt door de DOP ter goedkeuring voorgelegd aan Raymond Gregoire, waarna hij toestemming kan geven om het lichtpakket reserveren bij Marc Matze.
• het geluidsplan wordt door de sound designer, componist en regisseur besproken met de studieleider/docent Sound Design.

1 week voor 1^e draaidag

• de weeglijst van de apparatuur die zij wensen mee te nemen wordt door camera/licht- en geluidsstudenten ingeleverd bij de productiestudent. In geval van overbelasting beziet de productiestudent of de huur van een extra vervoersmiddel financieel inpasbaar is. Zo niet, dan wordt er een selectie gemaakt van apparatuur, tot het maximaal toegestane gewicht is bereikt. 
• studenten productie, montage, IMVFX en geluid bespreken de postproductie planning met de postproductiecoach.
• productiestudent levert productieboekje inclusief volledige contactlijst aan crew, cast en alle coaches.
• de betrokken productiestudent(en) zorgen ervoor dat een postproductieprotocol wordt gemaakt en ter goedkeuring aan de docent/supervisor postproductie wordt voorgelegd. De studieleider montage ontvangt deze schriftelijk vastgelegde afspraken

5 dagen voor 1^e draaidag
Het opnameschema moet gereed zijn.

Uiterlijk 2 dagen voor 1^e draaidag
De productieboekjes worden verspreid volgens het bij de productiecoach en het onderwijsbureau verkrijgbare verzendschema.

1 dag voor elke 1^e draaidag
Call sheets worden door de productiestudent verspreid volgens het bij het onderwijsbureau verkrijgbare verzendschema.

uit- en incheck van apparatuur
De productiestudent maakt met het magazijn afspraken over de exacte tijd voor uit- enincheck van apparatuur.

Een dag vooraf
Productiestudent verstuurt de call sheets (ook aan alle coaches) en de informatie daarop over tijden is bindend – afwijkingen of wensen daartoe worden direct gecommuniceerd aan de productiecoach.

10 uur na eerste call
Er wordt voor gezorgd dat niet langer dan 10 uur gedraaid wordt.

Na de laatste draaidag
Er vindt een draaievaluatie plaats.

• Een week na het draaien moet er naar aanleiding van een inhoudelijk plan VFX een VFXplanning en begroting gemaakt zijn in overleg met VFX heads en onder leiding van de VFXproducer van het vierde jaar. Deze worden besproken en al dan niet goedgekeurd/bijgesteld door Sem Assink en Kasper Oerlemans.
• informatie over de organisatie van de postproductie
  
• Tijdens de mixage moet de kleur gecorrigeerde definitieve beeldversie compleet met titels beschikbaar zijn.
• voor de (af)titeling van producties hanteert de academie een creditprotocol. In het creditprotocol zijn de regels en eisen te vinden voor de (af)titeling van de eindexamenfilms. Voordat er titels gemaakt worden, moeten de conceptlijsten in tweevoud ingeleverd worden, en geaccordeerd worden door de productiecoach.
• in het opleveringsprotocol zijn de regels en eisen te vinden voor de opleveringen van de eindexamenfilms aan de academie en de Publieke Omroep.
• de producer zorgt ervoor dat de grading wordt uitbesteed bij een extern postproductiehuis.
• de logboekgegevens worden voordat de overgangsbesprekingen plaatsvinden door de producer ingeleverd bij de productiecoach, zodat deze de productie kan afsluiten.
• de productiemap wordt vóór de persvertoning door de producer (hard copy en digitaal) ingeleverd bij de productiecoach, anders kan het diploma later in die week niet worden uitgereikt.
• voor de persvertoning dienen alle declaraties te zijn afgerond en de logboekgegevens, quitclaims en nacalculaties te zijn ingeleverd.
• de producer zorgt ervoor dat een ‘uitzendgereed bestand’ van de films beschikbaar is t.b.v. de omroep.
• de producer zorgt ervoor dat de Engelse vertaling opgeleverd is (zie ondertiteling guide).

• een draaievaluatie vindt plaats direct na afloop van de opnameperiode. Deze evaluaties zijn verplicht voor alle crewleden.
• een feedbacksessie met het werkveld vindt plaats na oplevering en vóór de persvertoning, première en openbare vertoningen en is verplicht voor alle crewleden.
• vervolgens hebben sommige afstudeerrichtingen vakklasevaluaties
• van vertoning buiten de academie kan pas sprake zijn na het eindexamenfestival.

Feedback door het werkveld
Als extra referentie voor de makers vraagt de Filmacademie elk jaar aan een panel van ervaren filmmakers om vanuit  professioneel en collegiaal perspectief feedback te geven op de examenfilms. Het gaat daarbij om een reactie op het gemaakte werk, zonder iets te weten van het proces. De panelleden worden zorgvuldig geselecteerd op zowel hun specifieke expertise voor een bepaalde discipline als op hun bredere blik over disciplines heen.

Het panel bekijkt vooraf samen de films, bespreekt ze met elkaar en formuleert de hoofdlijnen van de feedback. Ook formuleert het panel meestal enkele vragen voor de makers. 

Tijdens de feedbacksessie zijn naast de makers ook de jaargenoten en eventueel docenten/coaches van de filmacademie aanwezig.