De scenario/ ontwikkelfase vangt aan in het derde studiejaar. Daarna gaat het verder in het vierde jaar.
De oefening dient gerealiseerd te worden in het daarvoor overeengekomen tijdspad. Als er om dringende redenen moet worden afgeweken van deze planning moet er tijdig een verzoek bij de planningscommissie te worden ingediend.

1. scenario / ontwikkelfase

Deze fase vangt aan in het derde studiejaar.

Begin mei:
rps-week voorbereiding examenfilms

Begin juni:
viewing derdejaars films, wederzijdse voorkeuren crews

Voor de zomer:

  • de planningscommissie legt de definitieve voorbereiding-, draai- en postproductieperiode en opleveringsdatum vast in een planning en op het productieformulier.
  • bij een productie met VFX wordt rekening gehouden met een langer traject zowel in de preproductie als in de postproductie. Vanaf nu geldt dat alleen nog van deze planning mag worden afgeweken na toestemming van de planningscommissie.
  • de regiestudent verzorgt samen met de productiestudent de timing per scene van de verschillende scenarioversies.

2. productiefase

gedurende het proces
De productiestudenten werken in Moviemagic en verzorgen productieplanning, breakdownsheets, draaiplanning, callsheets en dagrapporten. De productieplanning wordt voorzien van deadlines voor de verschillende te ontwikkelen en organiseren zaken en is op tijd beschikbaar zodat alle crewleden voldoende tijd hebben om zich voor te bereiden.
De studieleiders, de productiecoach en docent/supervisor postproductie dienen na bespreking, via het productieformulier, akkoord te gaan met het aan hen voorgelegde plan.

6 weken voor 1e draaidag: haalbaarheidscheck (door betrokken coaches):
Bespreken van de productionele en financiële haalbaarheid[1] standaard op de dinsdag van 10.00 – 11.00 uur voorafgaand aan het Bacheloroverleg. Voorzitter is de studieleider/coach productie.
Op de vrijdag voorafgaande aan de bespreking leveren de studenten vóór 12.00 uur bij Monique aan: filmplan of scenario, financieel dekkingsplan en ingevulde haalbaarheidschecklist.

Checklist fictie:
verwachte lengte, aantal locaties, praktische haalbaarheid, veiligheid locaties, stunts, wisseling dag/nacht, int/ext scenes, secenes met auto’s, e.d.

Het kan zijn dat op basis van dit moment het plan aangepast moet worden omdat het financieel niet haalbaar is. De film moet op dit moment zodanig gefinancierd zijn dat realisatie financieel haalbaar wordt geacht.[2]. M.b.t. de begroting hakt de productiestudent de knoop door bij keuzes om binnen het budget te blijven. Als het team er echt niet uitkomt, neemt de productiecoach de eindbeslissing. Als er VFX in het plan zit, moet ook dat in de begroting opgenomen zijn. De haalbaarheid van dit onderdeel moet geaccordeerd worden door de studieleider IMVFX.

6 weken voor 1e draaidag
De cameraman dient een schriftelijk gemotiveerde voorkeur in voor het gewenste type camera. De studieleiders/ coaches Cinematography en Productie nemen hierover een principebeslissing die wordt besproken met de studieleider/coach Regie en die wordt gecommuniceerd in de planningsvergadering.

4 weken voor de 1e draaidag: groen licht (Bachelor Overleg):

  • Op basis van het filmplan documentaire of filmplan fictie, een financieringsplan (dekkingsplan) en op voordracht van de RPS-coaches wordt door hetBachelor Overleg formeel toestemming gegeven om de productiefase in te gaan. Op dit moment worden definitieve afspraken gemaakt over de lengte, het aantal locaties, de praktische haalbaarheid en de veiligheid van locaties, stunts, wisselingen dag/nacht, interieur/exterieur scenes met auto’s,  begroting, dekkingsplan e.d.
  • moet er naar aanleiding van een inhoudelijk VFX-plan een VFXplanning/begroting gemaakt zijn in overleg met VFX heads en onder leiding van de VFXproducer van het vierde jaar. Deze worden besproken en al dan niet goedgekeurd/bijgesteld door Sem Assink en Kasper Oerlemans.

tijdens repetities
De regisseur is verantwoordelijk voor de timing van het script, de repetities en de opnamen.

voor découpage
De regisseur informeert de cameraman/-vrouw wat de timing is van iedere scene.

3 weken voor 1e draaidag

  • Inleveren en rondsturen definitief filmplan documentaire of filmplan fictie.
  • Het VFX-plan (animatic/pre-visualisatie, 3D/2D techniek-/stijl-bepaling, setvoorbereiding/supervising) wordt besproken en gecheckt op haalbaarheid met de studieleider IMVFX c.q. de VFX-coach.
  • Er vinden technische locatiebezoeken plaats.
  • Bouwplannen in de studio zijn bekend.
  • bespreking 1e versie découpage.
  • bespreking 1e versie draaiplanning.

18 dagen voor 1e draaidag

  • De crew bespreekt de plannen met de betrokken coaches: de final check productionele haalbaarheid.

2 weken voor 1e draaidag: stijlpresentatie
Tijdens deze presentatie zijn in ieder geval alle heads aanwezig en de coaches/studieleiders vanuit de diverse vakklassen. Het de bedoeling dat de studenten vanuit hun eigen vak/departement vertellen hoe ze de film voor zich zien en hoe ze denken dat te gaan realiseren.

Het is belangrijk om het hier vooraf met alle betrokkenen over te hebben zodat ze straks allemaal dezelfde film gaat maken en er geen onnodige discussies op de set ontstaan. Studenten dienen dus hun huiswerk vooraf goed te doen om tijdens de stijlbespreking met een helder verhaal te komen over hun plan van aanpak en de gekozen stijl.

2 weken voor 1e draaidag       

  • De begroting wordt door de productieleider ter goedkeuring voorgelegd aan de productiecoach zodat tijdig geld aangevraagd kan worden bij de financiële administratie.
  • de breakdownvergadering (breakdownsheets naar alle coaches) aan de hand van de filmplannen in aanwezigheid van alle betrokken studenten plus de externe opnameleider.
  • De laatste doorpas voor acteurs vindt plaats.

10 dagen voor 1e draaidag      

  • Het cameraplan (shotlist, decoupage, cameraplanning) wordt door de cinematography- en regiestudent besproken met de studieleider c.q. coach cinematography
  • De découpage (draaiboek, plattegrond, lichtplan shotlist en gelijnd script) en draaiplanning wordt door de cinematography- en regiestudent besproken met de productie- en regiecoach.
  • Het lichtplan wordt door de DOP ter goedkeuring voorgelegd aan Raymond Gregoire, waarna hij toestemming kan geven om het lichtpakket reserveren bij Marc Matze.
  • Het geluidsplan wordt door de sound designer, componist en regisseur besproken met de studieleider/docent Sound Design.
  • Het production designplan wordt besproken met de studieleider/docent/coach Production Design volgens het opgestelde afsprakenschema. Het inhuren van externe expertise bijvoorbeeld op het gebied van special effects, wapens, stunts e.d. dient altijd eerst te worden overlegd met de productiecoach en de studieleider/coach Production design.

1 week voor 1e draaidag

  • De weeglijst van de apparatuur die zij wensen mee te nemen wordt door camera/licht- en geluidsstudenten ingeleverd bij de productiestudent. In geval van overbelasting beziet de productiestudent of de huur van een extra vervoersmiddel financieel inpasbaar is. Zo niet, dan wordt er een selectie gemaakt van apparatuur, tot het maximaal toegestane gewicht is bereikt.
  • De production design student zal de productiestudent informeren over de hoeveelheid mee te nemen artikelen.
  • Het opnameschema wordt ter beoordeling te voorgelegd aan de productiecoach. In het geval een opnameschema een te grote werkdruk doet vermoeden dan wordt de découpage  aangepast en een nieuw opnameschema gemaakt.
  • Studenten productie, montage, IMVFX en geluid bespreken de postproductie planning met de postproductiecoach.
  • Productiestudent levert productieboekje inclusief volledige contactlijst aan crew, cast en alle coaches.
  • De betrokken productiestudent(en) zorgen ervoor dat een postproductieprotocol wordt gemaakt en ter goedkeuring aan de docent/supervisor postproductie wordt voorgelegd. De studieleider montage ontvangt deze schriftelijk vastgelegde afspraken

5 dagen voor 1e draaidag
Het opnameschema moet gereed zijn.

uiterlijk 2 dagen voor 1e draaidag   
De productieboekjes
worden verspreid volgens het bij de productiecoach en het onderwijsbureau verkrijgbare verzendschema.

1 dag voor elke 1e draaidag    
Call sheets
worden door de productiestudent verspreid volgens het bij het onderwijsbureau verkrijgbare verzendschema. De productiestudent verstuurt ze (ook aan alle coaches) en de informatie daarop over tijden is bindend – afwijkingen of wensen daartoe worden direct gecommuniceerd aan de productiecoach.

volgens afsprakenschema
De studenten production design bespreken het production design plan met de studieleider of coach production design, bij voorkeur in aanwezigheid van de regisseur en de cameraman.

uit- en incheck van apparatuur
De productiestudent maakt met het magazijn afspraken over de exacte tijd voor uit- en inchecken van apparatuur.

3. draaiperiode

tijdens draaien

  • de regisseur is verantwoordelijk voor de timing van het script, de repetities en de opnamen.
  • De timing van de opnamen van de scenes wordt vermeld op het dagrapport evenals de verwachte timing en het verschil er tussen. Ter vergelijk wordt ook het aantal scriptpagina's vermeld. Dit kan de regisseur laten doen door script en/of regie-assistent.
  • de opnameleider heeft opdracht om onveilig gedrag op en buiten de set te signaleren, te stoppen en te rapporteren aan de betrokken coaches;

10 uur na eerste call  

  • de opnameleider zorgt ervoor dat niet meer dan 10 uur gedraaid wordt.

na afloop van elke draaidag

  • De producer maakt een dagrapport – met exacte opgave van o.a. tijden call(s) en wrap(s) maar ook materiaal/dataverbruik en aantal slates en screentime. Het wordt getekend door opnameleider en (een foto) direct gemaild aan de betrokken productiecoach. (deze informeert de andere coaches bij overschrijding van uren, materiaal of veiligheid)

na ontvangst (van het dagrapport)

  • de productiecoach informeert bij overschrijding van maximaal aantal uren, materiaal/dataverbruik en grenzen van veiligheid de andere coaches.

na de laatste draaidag
vindt de draaievaluatie plaats.

4. postproductiefase

  • informatie over de organisatie van de postproductie 
  • Tijdens de mixage moet de kleur gecorrigeerde definitieve beeldversie compleet met titels beschikbaar zijn.
  • voor de (af)titeling van producties hanteert de academie een creditprotocol. In het creditprotocol zijn de regels en eisen te vinden voor de (af)titeling van de eindexamenfilms (TV- en EYE-versie). Voordat er titels gemaakt worden, moeten de conceptlijsten in tweevoud ingeleverd worden, en geaccordeerd worden door de productiecoach.
  • in het opleveringsprotocol zijn de regels en eisen te vinden voor de opleveringen van de eindexamenfilms aan de academie en de Publieke Omroep.
  • de producer zorgt ervoor dat de grading wordt uitbesteed bij een extern postproductiehuis.
  • de logboekgegevens worden voordat de overgangsbesprekingen plaatsvinden door de producer ingeleverd bij de productiecoach, zodat deze de productie kan afsluiten.
  • de productiemap wordt vóór de persvertoning door de producer (hard copy en digitaal) ingeleverd bij de productiecoach, anders kan het diploma later in die week niet worden uitgereikt.
  • voor de persvertoning dienen alle declaraties te zijn afgerond en de logboekgegevens, quitclaims en nacalculaties te zijn ingeleverd.
  • de producer zorgt ervoor dat een ‘uitzendgereed bestand’ van de films beschikbaar is t.b.v. de omroep.
  • de producer zorgt ervoor dat de Engelse vertaling opgeleverd is (zie ondertiteling guide).

5. evaluaties

  • een draaievaluatie vindt plaats direct na afloop van de opnameperiode. Deze evaluaties zijn verplicht voor alle crewleden.
  • een feedbacksessie met het werkveld vindt plaats na oplevering en vóór de persvertoning, première en openbare vertoningen en is in principe verplicht voor alle crewleden.
  • vervolgens hebben sommige afstudeerrichtingen vakklasevaluaties
  • van vertoning buiten de academie kan pas sprake zijn na het eindexamenfestival.

Feedback door het werkveld
Als extra referentie voor de makers vraagt de Filmacademie elk jaar aan een panel van ervaren filmmakers om vanuit  professioneel en collegiaal perspectief feedback te geven op de examenfilms. Het gaat daarbij om een reactie op het gemaakte werk, zonder iets te weten van het proces. De panelleden worden zorgvuldig geselecteerd op zowel hun specifieke expertise voor een bepaalde discipline als op hun bredere blik over disciplines heen.

Het panel bekijkt vooraf samen de films, bespreekt ze met elkaar en formuleert de hoofdlijnen van de feedback. Ook formuleert het panel meestal enkele vragen voor de makers. 

Tijdens de feedbacksessie zijn naast de makers ook de jaargenoten en eventueel docenten/coaches van de filmacademie aanwezig.

Delen